Завірена копія документа — це відтворення оригіналу, яке підтверджує його справжність підписом, печаткою або електронним підписом уповноваженої особи. В Україні порядок засвідчення регулюється Законом України «Про нотаріат», Правилами організації діловодства та іншими нормативними актами. Залежно від призначення копії — для держоргану, банку чи роботодавця — обирають різний спосіб засвідчення.
Коли потрібна засвідчена копія і які документи підлягають завіренню
На практиці засвідчена копія потрібна значно частіше, ніж здається. Банки вимагають завірені копії паспортів при відкритті рахунків юридичних осіб, суди — завірені копії договорів, органи соцзахисту — свідоцтв про народження та довідок.
Найпоширеніші ситуації, коли без засвідченої копії не обійтися:
- подання документів до суду або прокуратури;
- оформлення спадщини або нотаріальних правочинів;
- працевлаштування на посади з підвищеними вимогами (державна служба, силові структури);
- отримання субсидій, пенсії, соціальних виплат;
- реєстрація бізнесу або внесення змін до установчих документів.
Документи, які найчастіше потребують засвідчення: паспорт громадянина України, диплом про освіту, свідоцтва про шлюб чи розлучення, трудова книжка, статут підприємства.
Три основні способи завірення копії документа
Законодавство України передбачає кілька рівноцінних механізмів засвідчення. Вибір залежить від того, хто запитує документ і яка юридична сила потрібна копії.
| Спосіб засвідчення | Хто виконує | Юридична сила | Вартість |
|---|---|---|---|
| Нотаріальне засвідчення | Нотаріус (державний або приватний) | Найвища, визнається всюди | 150–500 грн за документ |
| Засвідчення за місцем роботи/навчання | Керівник установи або уповноважена особа | Достатня для більшості органів | Безкоштовно |
| Самостійне засвідчення фізособою | Сам заявник із власним підписом | Обмежена, не для всіх органів | Безкоштовно |
Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів, затвердженими Міністерством юстиції України, засвідчення копій в установах є стандартною адміністративною процедурою, яка не потребує додаткового нотаріального підтвердження, якщо орган, що приймає документ, не вказав інше.
Покрокова інструкція: як самостійно завірити копію на підприємстві
Засвідчення копії за місцем роботи або навчання — найшвидший і найекономічніший спосіб. На практиці цю функцію виконує керівник відділу кадрів, секретар або директор.
Порядок дій виглядає так:
- Зробіть чітку копію оригіналу на копіювальному апараті або принтері. Якість зображення має дозволяти читати всі реквізити.
- Перевірте, що на копії відтворені всі сторінки документа (якщо документ багатосторінковий — прошийте або пронумеруйте аркуші).
- Уповноважена особа ставить напис «Копія вірна» або «Згідно з оригіналом».
- Далі зазначаються посада, прізвище та ініціали особи, яка засвідчує.
- Проставляється підпис і дата засвідчення.
- У разі наявності — ставиться печатка організації.
Важливо: якщо документ засвідчується для подання до іноземної установи, слід уточнити, чи потрібна апостиль або консульська легалізація. Відповідно до Гаазької конвенції 1961 року, до якої приєдналася Україна, апостиль проставляє Міністерство юстиції або обласні управління юстиції.
Нотаріальне засвідчення: коли воно обов’язкове
Нотаріальне засвідчення копії документа є обов’язковим у чітко визначених законом випадках. Зокрема, без нотаріуса не обійтися при:
- засвідченні копій документів для використання за кордоном;
- подачі документів до реєстраційної служби при відчуженні нерухомості;
- засвідченні копій установчих документів для державної реєстрації юридичних осіб у певних випадках;
- вимозі конкретного органу або контрагента саме нотаріальної форми.
Нотаріус перевіряє оригінал документа, встановлює його автентичність і вносить запис до реєстру нотаріальних дій. Закон України «Про нотаріат» регламентує, що нотаріус засвідчує вірність копії лише тоді, коли сам бачить оригінал і переконується у відсутності підчисток, виправлень або ознак підробки.
Середня вартість нотаріального засвідчення однієї сторінки у приватного нотаріуса в Києві станом на 2025 рік становить 100–200 грн, плюс супутні технічні послуги — ще 50–150 грн. Державні нотаріуси беруть державне мито за фіксованим тарифом.
Електронне засвідчення копій: сучасний спосіб для цифрових документів
З поширенням електронного документообігу засвідчення копій набуває нових форм. Згідно із Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронна копія, підписана кваліфікованим електронним підписом (КЕП), має таку саму юридичну силу, як і паперова засвідчена копія.
Як це працює на практиці:
- Відсканований документ зберігають у форматі PDF/A.
- За допомогою сервісу «Дія», системи «Вчасно» або інших акредитованих платформ підписують файл КЕП.
- Отримувач перевіряє підпис через офіційний сервіс перевірки підписів.
Експерти рекомендують використовувати цей спосіб для взаємодії з органами державної влади через портал «Дія» або систему електронних петицій, оскільки він мінімізує паперовий документообіг і прискорює обробку звернень. Варто враховувати, що не всі приватні установи (наприклад, іноземні банки) поки приймають виключно електронні засвідчені копії.
Висновок
Вибір способу засвідчення копії документа залежить від конкретної ситуації: для більшості побутових потреб достатньо завірення за місцем роботи або навчання, для юридично значущих дій — необхідний нотаріус, а для взаємодії з держорганами онлайн — кваліфікований електронний підпис. Перш ніж робити копії, завжди уточнюйте у приймаючій стороні точні вимоги до форми засвідчення: це заощадить час і кошти. Якщо документ призначений для використання за кордоном — одразу звертайтеся до нотаріуса та уточнюйте необхідність апостилю в Міністерстві юстиції України.
About the Author
